Welche Grundsätze müssen bei der Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland beachtet werden?

Welche Rolle spielt die Dauer des Aufenthaltes?

Die – geplante – Dauer des Auslandsaufenthaltes ist ein entscheidendes Kriterium für die daraus resultierenden Aufgaben und Verpflichtungen. Bei einem dauerhaft geplanten Auslandsaufenthalt handelt es sich nämlich nicht mehr um eine Entsendung, sondern – arbeitsrechtlich – um eine Versetzung. Das hat Folgen für die Sozialversicherung, aber auch für das Steuerrecht und für die arbeitsrechtlichen Vereinbarungen.

Wohin geht die Reise?

Ebenfalls von großer Bedeutung für alles weitere ist die Frage, in welchem Land die Arbeit ausgeübt werden soll. Dabei differenzieren wir beispielsweise bei der Sozialversicherung nach EU-/EWR-Staaten, Abkommensstaaten (das sind Staaten, mit denen ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen besteht) und so genannte Drittstaaten, mit denen solche Vereinbarungen nicht bestehen.

Auch steuerrechtlich ist das Zielland von Bedeutung, da sich die so genannten Doppelbesteuerungsabkommen in vielen Details unterscheiden können.

Weitere Aspekte sind Fragen der Sicherheit für die Mitarbeiter, etwa auch die Frage, ob die Mitnahme von Familie und Kindern zumutbar ist, und die notwendige Vorbereitung – planerischer, aber auch medizinischer Natur.

Wie wählt man die Mitarbeiter aus?

Bei der Auswahl der Mitarbeiter, die entsandt werden sollen, spielt eine ganze Reihe von Faktoren eine Rolle. Daneben sollte die Freiwilligkeit selbstverständlich sein. Wer gegen seinen Willen ins Ausland geschickt wird, wird dort im Zweifel keine gute Arbeit leisten und dem Vorhaben und dem Ansehen des Unternehmens vor Ort eher schaden.

Fachliche Qualifikation

Für die Auswahl beginnt die Prüfung schon bei der fachlichen Qualifikation. Da reicht es möglicherweise nicht aus, dass der Betreffende hier gute Arbeit leistet, er muss vor allem in der Lage sein, das selbstständig und eigenverantwortlich zu tun. Denn vor Ort ist er eher auf sich allein gestellt und muss Entscheidungen schnell und ohne Rücksprache und Rückversicherung treffen können.

Soziale Skills

Weiterer wichtiger Aspekt sind die so genannten sozialen Skills. In der Regel wird der entsandte Mitarbeiter vor Ort Führungsaufgaben wahrnehmen (müssen), vielleicht Mitarbeiter anwerben und einstellen. Dabei kommt es dann auf gute Führungsqualitäten, Verständnis für andere und Empathie an. Viele Techniken (z.B. Gesprächsführung) kann man lernen, aber manche Skills hat man, oder man hat sie nicht. Wer vielleicht sogar Vorbehalte gegenüber Fremden hat, dürfte für einen solchen Einsatz eher nicht geeignet sein.

Interkulturelles Training

Unabdingbar ist ein vorheriges interkulturelles Training. Dabei geht es darum, die fremde Kultur kennenzulernen, insbesondere was andere Verhaltensweise, Tabus und weitere Andersartigkeiten angeht. So ist man vor „Fettnäpfchen“ in der fremden Umgebung zwar nicht hundertprozentig sicher, aber man kann viele Schwierigkeiten vermeiden und leichter einen guten ersten Eindruck machen.

Sprachkenntnisse

Ideal ist es natürlich, wenn der Mitarbeiter die Sprache des Gastlandes spricht. Das wird nicht immer sofort und in vollem Umfang möglich sein. Fließendes Englisch sollte vorausgesetzt werden. Die Sprache des Gastlandes sollte aber schon vorab zumindest in den Grundzügen gesprochen und verstanden werden. Das erhöht die Akzeptanz auf jeden Fall und kann dann vor Ort ausgebaut werden.

Gibt es ein Restrisiko des Scheiterns?

Bei aller Vorsorge und guter Vorbereitung verbleibt ein gewisses Restrisiko. Es kann nämlich sein, dass der Mitarbeiter, trotzt gutem Willen sich im neuen Land nicht wohlfühlt, sich nicht integrieren kann. Denn auch wenn er alle beruflichen Skills mitbringt, auch die privaten müssen passen. Und manches merkt man erst, wenn man wirklich vor Ort ist und sich dort in das tägliche Leben einfügen muss. 

Welche Information sind für die Mitarbeiter von Bedeutung?

Die ausgewählten Mitarbeiter müssen wissen, worauf sie sich einlassen, welche Vor- und Nachteile, welche möglichen Gefahren und Risiken bestehen. Das betrifft auch langfristige Auswirkungen, etwa bei den Rentenansprüchen oder bei der Frage der Steuerpflicht. Hier ist der Arbeitgeber schon aufgrund seiner Fürsorgepflicht zu einer vollständigen Information verpflichtet. Aus wohl verstandenem Eigeninteresse, denn verschwiegene Nachteile können ggf. zu späteren Schadenersatzansprüchen seitens des Beschäftigten führen. Vom Streitpotenzial ganz zu schweigen.

Was muss man bei der Rechtssicherheit beachten?

Rechtlich gesehen, ist eine Entsendung eigentlich eine Katastrophe. Denn es müssen nicht nur die deutschen Regelungen im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht beachtet werden, sondern vor allem auch die im Zielland geltenden Bestimmungen sind zu beachten. Auch dort müssen die arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen eingehalten werden. Hinzu kommen ggf. Meldepflichten und regionale Besonderheiten. Das alles muss im Vorfeld einer Auslandsbeschäftigung geklärt und geregelt werden – sonst kann es teuer werden.