Welche administrativen Aufgaben müssen vor einer Entsendung ins Ausland erledigt werden?

Welche administrativen Aufgaben müssen vor einer Entsendung ins Ausland erledigt werden?

Warum ist eine Entsendevereinbarung von Vorteil ?

Was vereinbart wurde, sollte jetzt in einer Entsendevereinbarung bzw. einem Zusatz zum Arbeitsvertrag schriftlich dokumentiert werden. Das erspart spätere Streitigkeiten. Zwar gilt unter ehrbaren Kaufleuten das gesprochene Wort bzw. der Handschlag, aber in der Praxis ist es einfach besser und für alle Beteiligten sicherer, die Vereinbarungen schriftlich niederzulegen. So kann jeder jederzeit die Vereinbarung nachlesen, Erinnerungslücken haben keine Chance.

In welcher Form die Vereinbarung getroffen wird, also ob als zeitlich begrenzter Nachtrag zum bestehenden Arbeitsvertrag, einem neuen Arbeitsvertrag, der den bisherigen Vertrag zum Ruhen bringt (dieser muss später aber wieder aktiviert werden) oder eine Entsendevereinbarung außerhalb des eigentlichen Arbeitsvertrages, ist am Ende nicht entscheidend. Wichtig ist, dass die wesentlichen Absprachen festgehalten werden. Dabei sollte auf eindeutige Formulierungen geachtet werden. Geregelt werden sollte insbesondere:

• Position, Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Welche Aufgabe soll im Ausland erledigt werden, wer ist wofür verantwortlich, welche Ziele sollen erreicht werden, wer ist der Vorgesetzte für die Dauer der Entsendung usw.

• Arbeitsort und Vertragsdauer: Wo ist der genaue Arbeitsort, wie lange soll die Entsendung dauern? Wie und wann ist eine Verlängerung möglich?  Wie kann die Entsendung vorzeitig beendet werden (Rückrufmöglichkeit, Aufgabe durch Beschäftigten)?

• Vergütung, Arbeitszeiten und Urlaub: Welche Zahlungen werden zusätzlich zum Grundgehalt gezahlt (z.B. Auslandszulagen, Prämien und Boni)? Welche Arbeitszeit soll in Ausland gelten? Wie werden Überstunden abgegolten? Wie hoch ist der Urlaubsanspruch? Gibt es zusätzlichen Urlaub, z.B. für Familienbesuche?  

• Zusatzleistungen: Welche (zusätzlichen) Kosten für Unterkunft und Verpflegung werden übernommen? Wird ein Firmenfahrzeug gestellt? Wird die Mitnahme der Familie durch die Übernahme von Schul- und Kitakosten oder ggf. Nachhilfekosten unterstützt? Welche Reisekosten für private Rückflüge ins Heimatland werden übernommen und bis zu welcher Höhe?

• Versicherungen: Werden die Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung während der Entsendung weitergezahlt? Bleibt die deutsche Sozialversicherung maßgebend oder gilt das ausländische Recht? Müssen ggf. zusätzliche Versicherungen abgeschlossen werden, wenn ja, welche und wer trägt die Kosten?

• Steuerliche Aspekte: Hat der Auslandsaufenthalt steuerliche Auswirkungen? Wenn ja, welche und wie werden ggf. Einkommensverluste ausgeglichen?  

• Vereinbarungen zur Rückkehr: Wie soll nach der Rückkehr die Wiedereingliederung in das Unternehmen erfolgen? Was passiert bei einer vorzeitigen Beendigung der Entsendung? Bleibt der aktuelle Arbeitsplatz erhalten oder kommt eine Versetzung in Frage?

Ist ein Visa oder Arbeitserlaubnis erforderlich?

Zunächst ist die Frage zu klären, ob ein Visum und/oder eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Dann sollten diese Dokumente möglichst frühzeitig beantrag werden. Denn die Bearbeitung der Anträge kann – je nach Zielland – durchaus eine geraume Zeit dauern. Auf gar keinen Fall sollte die Tätigkeit vorher aufgenommen werden. Erfolgt die Einreise über ein Touristenvisum, ist jede Beschäftigung vor Ort zu unterlassen – sonst drohen erhebliche Strafen.

Gut zu wissen: Für Staatsangehörige eines EU-Staates gilt in allen EU-Staaten und den EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie in der Schweiz die Reise- und Niederlassungsfreiheit. Hier benötigt man also keine extra Erlaubnis und auch kein Visum. Lediglich in einigen besonderes geregelten Berufen kann es Einschränkungen geben. Aber Achtung! Entscheidend ist die Staatsangehörigkeit, nicht das Land, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat.

Bedarf es einer Anmeldung im Zielland ?

Die Anmeldung bei der regionalen Meldebehörde ist das eine – zudem ist diese meist nur bei einem längerfristigen Aufenthalt erforderlich. Das andere ist die Meldeverpflichtung nach der EU-Entsenderichtlinie. Diese soll sicherstellen, dass auch bei einem entsandten Mitarbeiter aus einem anderen EU-Staat die vor Ort geltenden Mindeststandards, insbesondere der Mindestlohn, eingehalten werden. Denn dies gelten grundsätzlich für alle Beschäftigten, gleichgültig aus welchem Land sie kommen.

Um hier die Prüfung zu erleichtern, sieht die EU-Entsenderichtlinie für die Mitgliedsstaaten die Möglichkeit vor, eine Meldepflicht für entsandte Arbeitnehmer einzuführen. Das haben die Staaten auch getan. Die Meldung erfolgt über das entsprechende Internetportal des jeweiligen Landes. Das Problem: Die Regelungen sind nicht einheitlich, sondern können von jedem Staat unterschiedlich festgelegt werden. So sehen einige Länder Ausnahmen etwa bei kurzfristigen Tätigkeiten oder für den Besuch von Messen etc. vor, andere haben dies nicht geregelt. Hier müssen Sie sich daher im Einzelfall informieren. Einen ersten Hinweis und die entsprechenden weiterführenden Links können Sie auf den Firmenkundenseiten der Techniker Krankenkasse finden: Länderübersicht | Die Techniker - Firmenkunden.

Wichtig! Die Missachtung der jeweiligen Meldepflicht ist zum Teil mit hohen Bußgeldern belegt. Es lohnt sich also, hier sorgfältig zu arbeiten.

Welche Versicherungen sind notwendig ?

Bleibt die deutsche Sozialversicherung anwendbar, besteht also die vorherige Pflichtversicherung insbesondere in der Renten- und Arbeitslosenversicherung weiter, sind für diesen Bereich zusätzliche Versicherung in der Regel nicht nötig. Anders sieht es aus, wenn das Recht des Tätigkeitsstaates anzuwenden ist und die deutsche Sozialversicherung nicht weiterbesteht. Dann kommt es darauf an, ob die Leistungen der ausländischen Versicherung denen der deutschen Absicherung entsprechen. Ist das nicht der Fall, sollte über eine ergänzende Absicherung in Deutschland nachgedacht werden. Das kann in der Regel zum Beispiel über eine freiwillige Rentenversicherung geschehen oder über eine ergänzende private Absicherung.

Für alle anderen Versicherungen, wie Hausrat, Haftpflicht, KfZ-Versicherungen usw. sollte immer geprüft werden, ob diese auch im Ausland gelten, insbesondere bei längeren Auslandsaufenthalten oder hierfür zusätzliche Absicherungen erforderlich sind. Das kann aber immer nur individuell, abhängig vom Zielland, der Aufenthaltsdauer und den Bedingungen der bereits bestehenden Versicherungen geklärt werden.