Wie kann man eine Entsendung richtig planen und vorbereiten?

Wie kann man eine Entsendung richtig planen und vorbereiten?

Visum erforderlich?

Ob für die Einreise in den Beschäftigungsstaat ein Visum erforderlich ist, hängt davon ab, um welches Land es sich handelt. Innerhalb der EU- und EWR-Staaten und der Schweiz ist für EU-Bürger kein Visum erforderlich – hier gilt die Reise- und Niederlassungsfreiheit. Das sieht aber in den einzelnen Staaten schon anders aus, wenn es sich bei dem Mitarbeiter um einen so genannten Drittstaatsangehörigen, also jemanden mit einer Staatsbürgerschaft außerhalb dieser Staaten handelt. Dann muss im Einzelfall geprüft werden, ob die Einreise problemlos möglich ist, oder zuvor ein Visum beantragt werden muss.

In anderen Staaten ist für die Einreise vielfach ein Visum erforderlich. Dabei gibt es aber verschiedene Kategorien. Vielfach kann beispielsweise ein Visum bei der Einreise erlangt werden, aber in der Regel nur, wenn es sich um einen touristischen Aufenthalt handelt. Bei einer Einreise zum Zwecke der Arbeit ist üblicherweise ein vorheriger Antrag erforderlich. Achtung: die Erteilung des Visums kann mitunter einige Zeit in Anspruch nehmen – das sollten Sie bei der zeitlichen Planung berücksichtigen.

Warnung!

Wenn es mal schnell gehen muss, ist die Verlockung groß, den Mitarbeiter mit einem Touristenvisum einreisen zu lassen (merkt ja keiner!). Das ist erfahrungsgemäß keine gute Idee. Denn es gibt immer wieder Zufälle, die die Tätigkeit dort aufdecken. Das wird dann als illegale Beschäftigung und Schwarzarbeit gewertet und kann zu empfindlichen Strafen sowohl für den Beschäftigten als auch für das entsendende Unternehmen führen

Wo wird eine Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung gebraucht?

Wieder gilt: Für EU- und EWR-Staatsbürger gibt es innerhalb dieser Staaten kein Problem. Eine besondere Aufenthalts- oder Arbeitsgenehmigung ist nicht erforderlich. Allenfalls kann für bestimmte Berufe eine gesonderte Erlaubnis verbunden mit einem Ausbildungsnachweis erforderlich sein.

Bei allen anderen Staaten gilt: Das Visum für die Einreise ist das eine. Mit der Erteilung ist automatisch das – befristete – Aufenthaltsrecht in dem Staat verbunden. Das bedeutet aber nicht, dass man dann dort auch arbeiten darf. Hierfür ist eine ausdrückliche Arbeitserlaubnis erforderlich, die vorher (!) beantragt werden muss.

Ob diese erteilt wird, ist keine Selbstverständlichkeit. Das hängt in erster Linie davon ab, welcher Art die Tätigkeit ist, die im fremden Staat ausgeübt werden soll und ob die Beschäftigung dort von Dauer oder nur vorübergehend, beispielsweise für ein bestimmtes Projekt sein soll.

Was versteht man unter Gefährdungsbeurteilung ?

Für jeden Arbeitsplatz muss der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen und diese regelmäßig an veränderte Bedingungen anpassen. Das schreiben die Regelungen zum Arbeitsschutz vor. Bei einer Veränderung, also beispielsweise der Entsendung in ein anderes Land, muss eine erneute Beurteilung vorgenommen werden. Ziel ist es, die gesundheitlichen Gefährdungen durch die Beschäftigung zu erkennen und so weit wie irgend möglich zu vermeiden. Dazu muss der Arbeitgeber alle erforderlichen Maßnahmen treffen.

Bei einer Entsendung bezieht sich die Gefährdungsanalyse nicht nur auf den arbeitsbezogenen Gesundheitsaspekt, sondern auch auf andere Risiken, die in dem Tätigkeitsland auftreten können. Beispielsweise sind besondere Schutzmaßnahmen erforderlich, wenn die Arbeit in einer Region mit hoher Kriminalität oder gar kriegerischen Handlungen (Bürgerkrieg) ausgeführt werden muss. Auch mögliche Naturkatastrophen wie Erdbeben oder Vulkanausbrüche müssen mitbedacht werden.

Wenn die notwendigen Kenntnisse der Situation vor Ort nicht gegeben sind, sollte sich der Arbeitgeber an ein Unternehmen des professionellen Risk-Managements wenden. Dort ist die Situation in der Entsenderegion bekannt und wird ständig aktualisiert.

Warum sind Versicherungen wichtig?

Das Thema Versicherungen spielt eine große Rolle bei der professionellen Vorbereitung einer Entsendung. Dabei geht es nicht nur um die Auslandskrankenversicherung, sondern auch um diverse andere Absicherungen. Beispielsweise ist zu klären, ob die private oder die KfZ-Haftpflichtversicherung auch im Ausland ausreichenden Schutz bietet. Oder ob – bei einem Umzug – die Hausratversicherung angepasst oder ergänzt werden muss. Oder ob die Hausratversicherung, wenn die Wohnung in Deutschland bestehen bleibt, aufgrund der längeren Abwesenheit informiert oder geändert werden muss. Gegebenenfalls müssen zusätzliche Versicherungen abgeschlossen werden – die Kosten hierfür sollte der Arbeitgeber übernehmen, denn die Notwendigkeit ergibt sich ja aus der Verlagerung der Arbeit. Anders sieht es aus, wenn der Auslandsaufenthalt auf Wunsch des Beschäftigten erfolgt, etwa bei Workation. Dann kann es gerechtfertigt sein, die zusätzlichen Kosten vom Beschäftigten tragen zu lassen oder eine Teilung zu vereinbaren.

Was ist sonst noch zu beachten ?

Kommt die Familie mit ins Ausland? Dann sollte auch über zusätzlichen Aufwand für die Schule der Kinder gesprochen werden. Oder einen Ausgleich für das ggf. entfallende Einkommen des Partners/der Partnerin.