Welche persönlichen Dinge spielen eine Rolle, wenn man Mitarbeiter ins Ausland versendet?

Welche persönlichen Dinge spielen eine Rolle, wenn ein Mitarbeiter ins Ausland entsendet wird?

Wie wichtig ist die Freiwilligkeit wirklich?

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, wird aber trotzdem oft missachtet. Erfolgreich kenn eine Entsendung eigentlich nur sein, wenn der Mitarbeiter mit voller Kraft und Überzeugung an die Aufgabe herangeht. Eine erzwungene Tätigkeit im Ausland wird in der Regel nicht den gewünschten Erfolg bringen. Dabei geht es nicht nur um die Nutzung der Weisungsbefugnis des Arbeitgebers ohne Rücksicht auf den Wunsch des Mitarbeiters. Viel öfter geschieht der Zwang eher unterschwellig und subtil. Der Mitarbeiter traut sich dann oft nicht, „nein“ zu sagen. Vielleicht, weil er meint um seinen Arbeitsplatz fürchten zu müssen, vielleicht, weil er die Notwendigkeit der Maßnahme einsieht, und deshalb gegen seine eigenen Präferenzen und Neigungen die Aufgabe übernimmt.

Besser und in der Regel erfolgreicher ist es, wenn der Mitarbeiter mit voller Überzeugung und Begeisterung die Aufgabe übernimmt. Dann wird er auch gerne gewisse Einschränkungen oder eine größere Stressbelastung in Kauf nehmen.

Welche Rolle spielt die Fürsorgepflicht?

Die so genannte Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Beschäftigten darf nicht unterschätzt werden, denn sie ist sehr umfassend. Im Vordergrund steht natürlich der Schutz vor gesundheitlichen Folgen durch die Tätigkeit. Deshalb muss vor einer Entsendung eine entsprechende Gefährdungsbeurteilung vorgenommen werden. Dazu gehört auch die notwendige Gesundheitsvorsorge (Impfungen etc.).

Es geht aber noch weit darüber hinaus. Denn neben dem Schutz vor gesundheitlichen Gefahren muss der Arbeitgeber stets auch das Persönlichkeitsrecht und andere berechtigte Interessen des Arbeitnehmers bei allen betrieblichen Maßnahmen berücksichtigen.

Ganz praktisch bedeutet das beispielsweise, dass er nicht einen Arbeitnehmer für längere Zeit ins Ausland schicken kann, wenn bei diesem familiäre Dinge dagegenstehen. Dass kann sowohl die Familiensituation oder die notwendige Pflege von Angehörigen betreffen.

Auch eine Entsendung in ausgesprochene Risikogebiete (Kriegsgebiete, Naturkatastrophen) darf nur mit der ausdrücklichen Zustimmung und nach ausführlicher Beratung des Beschäftigten erfolgen. Dann sind in jedem Fall notwendige Schutzmaßnahmen (z.B. sicheres Haus, Bodyguards usw.) zu ergreifen.

Zur Fürsorgepflicht gehört auch die Beratung über die möglichen rechtlichen und finanziellen Folgen einer Beschäftigung im Ausland, also beispielsweise die möglichen Auswirkungen auf den Rentenanspruch oder die steuerliche Belastung.

Die Fürsorgepflicht ist insbesondere bei der Auswahl eines Mitarbeiters für eine Tätigkeit zu beachten, wenn mehrere potenzielle Kandidaten zur Verfügung stehen.

Welche arbeitsvertragliche Regelungen sollten getroffen werden?

Über alles, was man im Vorfeld einvernehmlich regelt und festschreibt, muss man sich später nicht streiten. Die Auswirkungen einer Entsendung ins Ausland können – je nach Staat und Dauer – erheblich sein. Daher sollte im Vorfeld vertraglich vereinbart werden, welche Zahlungen (zusätzlich) geleistet werden, wie der Heimaturlaub oder die Begleitung der Familie geregelt sind, in welchen Fällen ein vorzeitiger Abbruch der Entsendung erfolgen kann usw.

Diese Absprachen sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden – einerseits um den Anforderungen des Nachweisgesetzes nachzukommen, aber auch um sie rechtssicher zu dokumentieren. In welcher Form das geschieht, ist nicht ausschlaggebend. Es kann sich um einen Nachtrag zum Arbeitsvertrag, eine ergänzende Entsendevereinbarung oder auch um einen neuen befristeten Arbeitsvertrag explizit für die Dauer des Auslandsaufenthaltes handeln. Letzteres würde dann zu einem vorübergehenden Ruhen des ursprünglichen Arbeitsvertrages führen, dieser muss aber weiterbestehen und nach Rückkehr wieder in Kraft treten.

Wie werden Mehraufwand und Zusatzkosten geregelt?

Zu regeln ist unter anderem, welcher Mehraufwand und welche zusätzlichen Kosten durch den Auslandsaufenthalt entstehen und wer diese trägt. In der Regel wird dies der Arbeitgeber sein.

Für die Mehrkosten für Verpflegung und Unterkunft gibt es für jedes Land gesonderte Pauschalbeträge. Diese werden vom Bundesfinanzministerium festgelegt und regelmäßig an die Entwicklung in den verschiedenen Ländern angepasst Diese Pauschalen können vom Arbeitgeber steuerfrei gezahlt werden, oder – ebenfalls steuerfrei – die tatsächlichen Kosten übernommen bzw. erstattet werden.

Was ist bei dem Thema Familie zu beachten?

Bei der Auswahl des Mitarbeiters und bei den späteren Vereinbarungen im Rahmen der Entsendung sollte immer die Familie mitbedacht werden. Ein „Mitreisen“ der Familie macht in der Regel nur bei längeren Auslandsaufenthalten Sinn. Aber schon bei der Auswahl des Mitarbeiters ist zu bedenken, ob es für diesen überhaupt möglich ist, seine Familie mitzunehmen. Vielleicht stehen die Kinder kurz vor dem Abitur oder der Partner, die Partnerin kann den Job nicht aufgeben oder pausieren, oder, oder. Hindernisse gibt es viele, diese müssen unbedingt berücksichtigt werden.

Weiterhin ist im Vorfeld zu klären, ob die Familie zu Besuchen ins Ausland reisen kann (wenn sie den Mitarbeiter nicht begleiten kann) oder regelmäßige Heimreisen des Mitarbeiters in Frage kommen (wie oft, Kosten usw.).

Wenn die Familie mitgeht, sollten für Partner und Kinder die gleichen Vorbereitungsmaßnahmen durchgeführt werden, wie für den Mitarbeiter selbst, also Sprachkurse, interkulturelles Training usw.